נוהל רכש מומלץ לוועד מקומי

להורדת הנוהל לחץ כאן

 

נוהל התקשרות עם קבלנים/ספקים – המועצה האזורית באר טוביה – נספח 1 

התקשרות של המועצה האזורית עם ספק, לרכש מוצרים או שרותים, אשר סכומה הכולל (כולל תקופות הארכה, אם ישנן) נמוך מ- 140,600 ₪ לא כולל מע"מ, נכון ליום 15.5.17 פטורה ממכרז זוטא/פומבי, אולם מחייבת קיום נוהל קבלת הצעות מחיר.

חשוב לזכור: פטור ממכרז הוא לא פטור מהוראות החוק או מכללי המנהל התקין. גם במקרה כזה חלים כללי "מסגרת", כללי המנהל התקין, ניגוד עניינים, כללי אתיקה וכו'.

על כן, יש להבטיח כי תהליכי הרכש וההתקשרויות של המועצה הפטורים ממכרז יבוצעו, ביעילות אדמיניסטרטיבית, יעילות כלכלית, ותוך עמידה והקפדה על כל דרישות החוקים, התקנות וההוראות המנהל התקין החלות עליה, בהגינות ובשיווין.

נוהל זה הוא במעמד נורמטיבי של הנחיות פנימיות והוא קובע סטנדרט שאין לסטות ממנו אלא במקרים חריגים ומנומקים, פעולה בהתאם לנהלים תקל על בעלי התפקידים וחברי הועדות במילוי תפקידם ותמנע מצבים "לא נעימים", העשויים להגיע לחיוב אישי.

מטרה- מטרת נוהל זה להסדיר רכישת ציוד, או קבלת שירות לכל מטרה, על פי סעיף תקציבי מאושר.

  1. בטרם ההתקשרות, יגדיר המנהל הרלוונטי את הצורך ומטרת הרכש ויקבל אישור עקרוני מאת מנהל המחלקה הרלבנטי וכן אישור על קיום סעיף תקציבי מתאים מאת גזבר המועצה.
  2. פניה לספקים לשם קבלת הצעות מחיר :
    • לפני התקשרות חדשה, יש להכין את המפרט של השרות/הטובין המבוקש, כולל אומדן משוער. יש לוודא שליחת מפרט לספקים שונים מתאימים כאשר המפרט יהיה זהה ואחיד לכל הספקים כאחד. (מצ"ב טופס בקשה לקבלת הצעת מחיר). יש לשמור תיעוד לכל תהליך המשלוח לספקים המתאימים והצגת התיעוד לועדת השלושה.
    • במידה והערכה לעלות הפריט או השרות המוזמן עד לסכום של 15,000 ₪ תוגש הצעת מחיר אחת בכתב.
    • במידה והערכה לעלות הפריט או השרות המוזמן הינה מ-15,000 ₪ ועד 30,000 ₪ יש לשלוח ההזמנה להציע הצעה לשני ספקים שונים.
    • במידה והערכה לעלות הפריט או השרות המוזמן גבוהה מסכום של 30,000 ₪ אך נמוכה מסכום של 70,000 ₪ יש לשלוח המפרט לשלושה ספקים שונים.
    • היה והערכה לעלות הפריט או השרות המוזמן גבוהה מסכום של 70,000 ₪ אך נמוכה מסכום של 140,600 ₪ יש לשלוח המפרט לארבעה ספקים שונים.
    • כל הסכומים נכונים ליום 15.5.17 ויעודכנו מפעם לפעם עם עדכונם לפי דין.

מכרז זוטא ומכרז פומבי: (לידיעה)

  • במידה ועלות הפריט או השירות המוזמן גבוהה מסכום של 68,800  ₪ ונמוכה מסכום של 172,100 ₪ – יש לפנות לקבלת הצעות מחיר מ- 4 ספקים או קבלנים שונים לפחות.
  • במידה עלות הפריט או השירות המוזמן גבוהה מסכום של 172,100 ₪ ונמוכה מסכום של 344,000 ₪ – יש לפנות לקבלת הצעות מחיר מ- 6 ספקים או קבלנים שונים לפחות.
  • במידה ועלות הפריט או השירות המוזמן גבוהה מסכום של 687,000 ₪ – יש לערוך מכרז פומבי.
  1. ההצעות העולות על סך של 15,000 ₪, תוצגנה בפני ועדת השלושה אשר מורכבת ממזכיר המועצה, גזבר המועצה ויועמ"ש המועצה, תהיינה על מוצר זהה, וככל הניתן על טופס בקשה זהה, כדוגמת המצורף. הצעה הנמוכה מהסך של 15,000 ₪ תאושר על ידי מנהלת הרכש וגזברית המועצה.
  2. ההחלטה על הספק הזוכה תקבע על ידי ועדת השלושה.
  3. תהליך אישור הספק כזוכה יכלול את הקריטריונים הבאים:
    • וותק הספק וניסיונו בתחום;
    • הספק ביצע בעבר, אספקה של טובין ו/או שרות; ומידת שביעות הרצון ממנו.
    • עמידה בדרישות הספק בהוראות כל דין; כולל קיום ביטוחים ורישיונות לביצוע השירותים כנדרש (דוג' : רישיון חשמלאי לביצוע עבודות חשמל(.
    • מחיר – ברירת המחדל הינה קבלת ההצעה הנמוכה ביותר. קבלת הצעה אשר אינה הנמוכה ביותר מחייבת נימוק משמעותי לסיבת הבחירה.
  4. יובהר, כי ההחלטה על הספק הזוכה במכרז זוטא ובמכרז פומבי (אשר אינם נכללים במסגרת נוהל זה), תקבע על ידי ועדת המכרזים של המועצה.
  5. מנהל הרכש של המועצה ינפיק לספק הזמנת עבודה לביצוע העבודה ו/או אספקת השירותים, עפ"י הצעת הספק, זאת באמצעות הזמנת עבודה ממוחשבת.
  6. הטופס ייחתם בחתימת גזבר המועצה ומנהל הרכש ובחותמת המועצה. חשוב להבהיר כי הזמנת עבודה זו הינה התחייבות כספית של המועצה כלפי הספק. אין לאשר תשלום לספק שלא הונפקה לו הזמנת עבודה.
  7. קיבלה המועצה את המוצר או השירות על פי הזמנתה, תבצע התאמה בין פריטי תעודת המשלוח/חשבונית של הספק לבין פרטי ההזמנה שסופקו.
  8. לאחר בדיקה כאמור בסעיף 7 לעיל, ובמידה וישנה התאמה מלאה, יחתום מנהל המחלקה הרלבנטית ומנהל הרכש במועצה על אישור תשלום ויעבירה בצירוף העתק הזמנה לגזבר המועצה לתשלום.
  9. היה ולא נמצאה התאמה בין פרטי ההזמנה לתעודת המשלוח/חשבונית של הספק, יבדוק הגורם הרלוונטי (מנהל המחלקה או מנהל הרכש, להזמנות הנמוכות מ- 15,000 ש"ח) במועצה את החריגה הקיימת ביניהם. במידה והיא מאושרת על ידיו, תחול עליו החובה לנמק את הסיבות לחריגה הקיימת עם העברת אישור התשלום לגזבר המועצה.
  10. לא תוצא חשבונית ריכוז חודשית על ידי ספק, אלא חשבונית נפרדת ומפורטת בגין כל הזמנה בנפרד.
  1. תשלום בגין טובין שהתקבלו:
    • הגזבר יבצע את התשלום באמצעות מס"ב או באמצעות המחאה, לפי שיקול דעתו, על פי נהלי התשלום המקובלים ובהתחשב בתזרים המזומנים .
    • במידה ויש לספק מסוים, שני חשבונות או יותר בחודש נתון, תוכן המחאה מרוכזת בה יכללו כל החיובים הנקובים לטובת אותו הספק, זאת בפירוט מספרי החשבוניות וחודשי החיוב עבורן מתבצע התשלום.
    • התשלום יבוצע בהתאם לסעיף תנאי התשלום שבהזמנת העבודה שנשלחה לספק.
    • בכל מקרה ההתקשרות תהיה בהזמנה כדין, חתומה על ידי מורשי חתימה כדין, על בסיס תקציב מאושר מראש.

בקשה לקבלת הצעת מחיר

ספק נכבד,

  1. הנך מתבקש להגיש את הצעתך בטבלה הר"מ, יש לציין מחיר מבוקש על גבי בקשה זו בלבד.
  1. המחיר הנקוב יהיה בשקלים בלבד, הצעת המחיר לא תכלול מע"מ.
  1. הצעת המחיר תכלול את מחיר ההובלה, הפריקה, ובמקרה הצורך התקנה – עבודה.
  1. הצעת המחיר לפריט תהיה תקפה למשך 180 ימי לוח שיספרו ממועד קבלת הצעת המחיר במועצה.
  1. מובהר בזאת, כי הטובין/עבודה יעמוד בכל התקנים הנדרשים, ויישאו תת"י אם קיים לגביהם.
  1. תנאי תשלום : שוטף +30 יום מאישור החשבון.
  1. המועצה תהיה רשאית להזמין חלק מהטובין, לפצל את ביצוע אספקת הטובין והעבודה בין מספר מציעים ואינה מתחייבת לקבל את ההצעה הזולה ביותר או כל הצעה שהיא.
  1. במקרה של שינוי בפרטי העסק ( עוסק מורשה ושם העסק ) – נא להודיע מידית.
  1. הספק מתחייב להציע את המוצר שהוגדר לו בבקשה זו ולא מוצר חליפי אחר.
  1. ספק שירותים יהיה מחוייב בהחזקת כל הרשיונות הרלבנטיים לביצוע השירות הנרכש.
  1. על המעטפה יש לציין את הנושא לשמו התבקשה הצעת המחיר.
סד' תיאור הפריט כמות מחיר יח' סיכום
1
2
3
4
5
6
7

סה"כ: _____________

מע"מ: _____________

סה"כ כולל  מע"מ : _____________

הצעות יש להגיש עד התאריך______________ שעה______________ לפקס : ______________ או לדוא"ל : ______________________________,  או ידנית במשרדי מזכיר המועצה.

תאריך_____________  שם המציע______________  חתימה וחותמת המציע:____________________

טופס להזמנת שירותים ואספקת טובין

תאריך : ___________________

לכבוד

__________________

__________________.

א.נ

הנדון : הזמנת סחורה / בצוע שירות

נבקשכם לספק / לבצע עבורנו את הסחורה / העבודה המפורטת כדלהלן :

מס' סידורי פרטים כמות מחיר בסכום לחיוב תקציב

הספקת הסחורה או ביצוע השירות יעשו לא יאוחר מיום _________________

הזמנה זו תואמת את סעיפי התקציב המאושר.

_________________                                                                                   ___________________

חתימת מורשי חתימה                                                                                                 חותמת המועצה

 

נוהל התקשרות עם קבלנים/ספקים – לוועדים מקומיים במועצה האזורית באר טוביה- נספח 2

התקשרות של הועד המקומי עם ספק, לרכש מוצרים או שרותים, אשר סכומה הכולל (כולל תקופות הארכה, אם ישנן) נמוך מ- 68,800 ₪ לא כולל מע"מ, נכון ליום 15.5.17 פטורה ממכרז זוטא/פומבי, אולם מחייבת קיום נוהל קבלת הצעות מחיר.

חשוב לזכור: פטור ממכרז הוא לא פטור מהוראות החוק או מכללי המנהל התקין. גם במקרה כזה חלים כללי "מסגרת", כללי המנהל התקין, ניגוד עניינים, כללי אתיקה וכו'.

על כן, יש להבטיח כי תהליכי הרכש וההתקשרויות של המועצה הפטורים ממכרז יבוצעו, ביעילות אדמיניסטרטיבית, יעילות כלכלית, ותוך עמידה והקפדה על כל דרישות החוקים, התקנות וההוראות המנהל התקין החלות עליה, בהגינות ובשיווין.

נוהל זה הוא במעמד נורמטיבי של הנחיות פנימיות והוא קובע סטנדרט שאין לסטות ממנו אלא במקרים חריגים ומנומקים, פעולה בהתאם לנהלים תקל על בעלי התפקידים וחברי הועדות במילוי תפקידם ותמנע מצבים "לא נעימים", העשויים להגיע לחיוב אישי.

מטרה- מטרת נוהל זה להסדיר רכישת ציוד, או קבלת שירות לכל מטרה, על פי סעיף תקציבי מאושר.

  1. בטרם ההתקשרות, יגדיר המנהל הרלוונטי את הצורך ומטרת הרכש ויקבל אישור עקרוני מאת יו"ר הועד המקומי וכן אישור על קיום סעיף תקציבי מתאים מאת גזבר הועד המקומי.
  2. פניה לספקים לשם קבלת הצעות מחיר :
    • לפני התקשרות חדשה, יש להכין את המפרט של השרות/הטובין המבוקש, כולל אומדן משוער. יש לוודא שליחת מפרט לספקים שונים מתאימים כאשר המפרט יהיה זהה ואחיד לכל הספקים כאחד. (מצ"ב טופס בקשה לקבלת הצעת מחיר). יש לשמור תיעוד לכל תהליך המשלוח לספקים המתאימים והצגת התיעוד לועדת הרכש של הועד המקומי.
    • במידה והערכה לעלות הפריט או השרות המוזמן עד לסכום של 7,500 ₪ תוגש הצעת מחיר אחת בכתב.
    • במידה והערכה לעלות הפריט או השרות המוזמן הינה מ- 7,500 ₪ ועד 15,000 ₪ יש לשלוח ההזמנה להציע הצעה לשני ספקים שונים.
    • במידה והערכה לעלות הפריט או השרות המוזמן גבוהה מסכום של 15,000 ₪ אך נמוכה מסכום של 35,000 ₪ יש לשלוח המפרט לשלושה ספקים שונים.
    • היה והערכה לעלות הפריט או השרות המוזמן גבוהה מסכום של 35,000 ₪ אך נמוכה מסכום של 68,800 ₪ יש לשלוח המפרט לארבעה ספקים שונים.
    • כל הסכומים נכונים ליום 15.5.17 ויעדכנו מפעם לפעם עם עדכונם לפי דין.

   מכרז זוטא ומכרז פומבי: (לידיעה)

  • במידה ועלות הפריט או השירות המוזמן גבוהה מסכום של 68,800  ₪ ונמוכה מסכום של 172,100 ₪ – יש לפנות לקבלת הצעות מחיר מ- 4 ספקים או קבלנים שונים לפחות.
  • במידה עלות הפריט או השירות המוזמן גבוהה מסכום של 172,100 ₪ ונמוכה מסכום של 344,000 ₪ – יש לפנות לקבלת הצעות מחיר מ- 6 ספקים או קבלנים שונים לפחות.
  • במידה ועלות הפריט או השירות המוזמן גבוהה מסכום של 687,000 ₪ – יש לערוך מכרז פומבי.

ההצעות העולות על סך של 7,500 ₪, תוצגנה בפני ועדת הרכש של הועד המקומי אשר מורכבת מ חברי ועד , ותהיינה על מוצר זהה. הצעה הנמוכה מהסך של 7,500 ₪ תאושר על ידי יו"ר הועד וגזבר הועד.

  1. ההחלטה על הספק הזוכה תקבע על ידי ועדת הרכש של הועד המקומי.
  2. תהליך אישור הספק כזוכה יכלול את הקריטריונים הבאים:
    • וותק הספק וניסיונו בתחום;
    • הספק ביצע בעבר, אספקה של טובין ו/או שרות; ומידת שביעות הרצון ממנו.
    • עמידה בדרישות הספק בהוראות כל דין; כולל קיום ביטוחים ורישיונות לביצוע השירותים כנדרש (דוג' : רישיון חשמלאי לביצוע עבודות חשמל(.
    • מחיר – ברירת המחדל הינה קבלת ההצעה הנמוכה ביותר. קבלת הצעה אשר אינה הנמוכה ביותר מחייבת נימוק משמעותי לסיבת הבחירה.
  3. יובהר, כי ההחלטה על הספק הזוכה במכרז זוטא ובמכרז פומבי (אשר אינם נכללים במסגרת נוהל זה), תקבע על ידי ועדת המכרזים של המועצה.
  4. יושב ראש וגזבר הועד ינפיקו לספק הזמנת עבודה לביצוע העבודה ו/או אספקת השירותים, עפ"י הצעת הספק, זאת באמצעות דוגמת הטופס המצורף מטה.
  5. הטופס ייחתם בחתימת יו"ר וגזבר הועד. חשוב להבהיר כי הזמנת עבודה זו הינה התחייבות כספית של הועד כלפי הספק. אין לאשר תשלום לספק שלא הונפקה לו הזמנת עבודה.
  6. קיבל הועד את המוצר או השירות על פי הזמנתו, תבוצע התאמה בין פריטי תעודת המשלוח/חשבונית של הספק לבין פרטי ההזמנה שסופקו.
  7. לאחר בדיקה כאמור בסעיף 7 לעיל, ובמידה וישנה התאמה מלאה, יחתום מנהל המחלקה הרלבנטית ויו"ר הועד על אישור תשלום ויעבירה בצירוף העתק הזמנה לגזבר הועד לתשלום.
  8. היה ולא נמצאה התאמה בין פרטי ההזמנה לתעודת המשלוח/חשבונית של הספק, יבדוק הגורם הרלוונטי בועד את החריגה הקיימת ביניהם. במידה והיא מאושרת על ידיו, תחול עליו החובה לנמק את הסיבות לחריגה הקיימת עם העברת אישור התשלום לגזבר הועד.
  9. לא תוצא חשבונית ריכוז חודשית על ידי ספק, אלא חשבונית נפרדת ומפורטת בגין כל הזמנה בנפרד.
  1. תשלום בגין טובין שהתקבלו:
    • הגזבר יבצע את התשלום באמצעות מס"ב או באמצעות המחאה, לפי שיקול דעתו, על פי נהלי התשלום המקובלים ובהתחשב בתזרים המזומנים .
    • במידה ויש לספק מסוים, שני חשבונות או יותר בחודש נתון, תוכן המחאה מרוכזת בה יכללו כל החיובים הנקובים לטובת אותו הספק, זאת בפירוט מספרי החשבוניות וחודשי החיוב עבורן מתבצע התשלום.
    • התשלום יבוצע בהתאם לסעיף תנאי התשלום שבהזמנת העבודה שנשלחה לספק.
    • בכל מקרה ההתקשרות תהיה בהזמנה כדין, חתומה על ידי מורשי חתימה כדין, על בסיס תקציב מאושר מראש.

בקשה לקבלת הצעת מחיר

ספק נכבד,

  1. הנך מתבקש להגיש את הצעתך בטבלה הר"מ, יש לציין מחיר מבוקש על גבי בקשה זו בלבד.
  1. המחיר הנקוב יהיה בשקלים בלבד, הצעת המחיר לא תכלול מע"מ.
  1. הצעת המחיר תכלול את מחיר ההובלה, הפריקה, ובמקרה הצורך התקנה – עבודה.
  1. הצעת המחיר לפריט תהיה תקפה למשך 180 ימי לוח שיספרו ממועד קבלת הצעת המחיר במועצה.
  1. מובהר בזאת, כי הטובין/עבודה יעמוד בכל התקנים הנדרשים, ויישאו תת"י אם קיים לגביהם.
  1. תנאי תשלום : שוטף +30 יום מאישור החשבון.
  1. הועד יהיה רשאי להזמין חלק מהטובין, לפצל את ביצוע אספקת הטובין והעבודה בין מספר מציעים ואינה מתחייבת לקבל את ההצעה הזולה ביותר או כל הצעה שהיא.
  1. במקרה של שינוי בפרטי העסק ( עוסק מורשה ושם העסק ) – נא להודיע מידית.
  1. הספק מתחייב להציע את המוצר שהוגדר לו בבקשה זו ולא מוצר חליפי אחר.
  1. ספק שירותים יהיה מחוייב בהחזקת כל הרשיונות הרלבנטיים לביצוע השירות הנרכש.
  1. על המעטפה יש לציין את הנושא לשמו התבקשה הצעת המחיר.
סד' תיאור הפריט כמות מחיר יח' סיכום
1
2
3
4
5
6
7

סה"כ: _____________

מע"מ: _____________

סה"כ כולל  מע"מ : _____________

 הצעות יש להגיש עד התאריך______________ שעה______________ לפקס : ______________ או לדוא"ל : ______________________________,  או ידנית במשרדי הועד המקומי.

תאריך_____________  שם המציע______________  חתימה וחותמת המציע:____________________

טופס להזמנת שירותים ואספקת טובין

תאריך : ___________________

לכבוד

__________________

__________________.

א.נ

הנדון : הזמנת סחורה / בצוע שירות

נבקשכם לספק / לבצע עבורנו את הסחורה / העבודה המפורטת כדלהלן :

מס' סידורי פרטים כמות מחיר בסכום לחיוב תקציב

הספקת הסחורה או ביצוע השירות יעשו לא יאוחר מיום _________________

הזמנה זו תואמת את סעיפי התקציב המאושר.

_________________                                                                                   ___________________

חתימת מורשי חתימה                                                                                                 חותמת הועד המקומי